Außerhalb der Geschäftszeiten
Dein Büro ist geschlossen, aber die nächste Kontaktmöglichkeit muss nicht unklar bleiben. Eine Ansage außerhalb der Geschäftszeiten nennt verlässliche Telefonzeiten und erklärt, was mit dem Anliegen passiert. Anders als eine Urlaubsansage gehört sie zu eurem regelmäßigen Wochenablauf.
Vorlagen zum Anpassen
Ersetze die markierten Angaben. Prüfe, ob die angekündigten Zeiten, Kontaktwege und Funktionen zu deinem tatsächlichen Anrufablauf passen.
Guten Tag bei [Unternehmen]. Sie rufen außerhalb unserer Telefonzeiten an. Sie erreichen unser Team [Wochentage] von [Beginn] bis [Ende] Uhr. Schreiben Sie uns gern an [E-Mail-Adresse]. Wir bearbeiten Ihre Nachricht während unserer Geschäftszeiten.
Willkommen bei [Unternehmen]. Unser Telefon ist in der Mittagspause nicht besetzt. Heute sind wir ab [Uhrzeit] wieder persönlich für Sie erreichbar. Vielen Dank für Ihren Anruf.
Sie haben [Unternehmen] erreicht. Am Wochenende ist unser Büro geschlossen. Bitte hinterlassen Sie nach dem Signalton Ihren Namen, Ihre Rückrufnummer und kurz Ihr Anliegen. Wir bearbeiten Ihre Nachricht am nächsten Geschäftstag.
Nenne die Zeiten, zu denen dein Team tatsächlich Anrufe annimmt. Ein geöffnetes Geschäft bedeutet nicht automatisch, dass jede Abteilung telefonisch besetzt ist. Prüfe die Woche tagweise und berücksichtige Mittagspausen. Statt „zu den üblichen Zeiten“ hilft beispielsweise „Montag bis Donnerstag von neun bis siebzehn Uhr, freitags bis fünfzehn Uhr“. Halte die Angaben auf Website und Telefonansage zusammen aktuell.
Entscheide, ob Anrufende eine Nachricht hinterlassen, eine E-Mail schreiben oder später erneut anrufen sollen. Eine Mailbox braucht eine zuständige Person für die Bearbeitung. Versprich einen Rückruf nur, wenn er organisatorisch vorgesehen ist. Eine Bereitschaftsnummer gehört nur in die Ansage, wenn sie für das genannte Anliegen tatsächlich betreut wird. Die Aufnahme oder Weiterleitung muss separat eingerichtet sein.
Die reguläre Feierabendansage kann jede Woche gelten. Feiertage, Betriebsferien und Sonderöffnungszeiten brauchen dagegen eine passende Ausnahme. Bei mehreren Standorten in Deutschland, Österreich oder der Schweiz können freie Tage voneinander abweichen. Prüfe deshalb den Kalender des jeweiligen Standorts, statt eine zentrale Ansage ungeprüft überall einzusetzen. „Morgen sind wir wieder da“ passt nur, wenn der folgende Tag wirklich ein erreichbarer Arbeitstag ist.
Halte für jede Rufnummer fest: Wochentag, Beginn, Ende, Pausen und Ansage außerhalb dieser Zeiten. Stimme ab, welche Regel bei einer Feiertagsausnahme Vorrang hat. Prüfe die eingestellte Zeitzone und das Verhalten bei Zeitumstellungen in der Dokumentation deiner Anlage. In phon.ist kannst du die Ansagen vorbereiten und ihren Platz im Callflow planen; die Schaltregeln werden in der Telefonanlage eingerichtet.
Stimmen alle gesprochenen Zeiten? Ist der alternative Kontakt betreut? Führt das Ende der Ansage zur angekündigten Funktion? Wird am nächsten Geschäftstag wieder der reguläre Ablauf aktiv? Teste die Rufnummer von außen während und außerhalb der Telefonzeiten. Prüfe zusätzlich die Mittagspause und eine eingerichtete Ausnahme. Notiere, wer spätere Änderungen an Text und Zeitplan gemeinsam pflegt.
Nur wenn ihre Informationen auch dann stimmen. Sonst ist eine eigene Feiertagsansage mit dem nächsten erreichbaren Termin klarer. Hinterlege die passende Ausnahme im Zeitplan und prüfe anschließend die Rückkehr zum Regelbetrieb.
Nein. Du kannst eine reine Information mit Telefonzeiten oder einem betreuten Kontaktweg verwenden. Bitte nur um eine Nachricht nach dem Signalton, wenn tatsächlich eine Aufnahme folgt.
Prüfe, ob die neue Datei dem richtigen Rufziel und Zeitfenster zugeordnet wurde. Möglicherweise greift eine andere Regel oder eine Feiertagsausnahme. Ein erfolgreicher Upload allein bestätigt noch nicht den aktiven Anrufablauf.
Schreib deinen Text, wähle eine Stimme und hör dir das Ergebnis an, bevor du bestellst.