Vorlagen zum Anpassen.
Ersetze die Angaben in eckigen Klammern. Prüfe, ob die angekündigten Zeiten, Kontaktwege und Funktionen zu deinem tatsächlichen Anrufablauf passen.
Begrüßung vor dem Verbinden
Herzlich willkommen bei [Unternehmen]. Schön, dass Sie anrufen. Wir verbinden Sie mit unserem Team. Bitte bleiben Sie einen Moment in der Leitung.
Außerhalb der Geschäftszeiten
Sie sind verbunden mit [Unternehmen]. Sie erreichen uns persönlich [Wochentage] von [Beginn] bis [Ende] Uhr. Schreiben Sie uns gern an [E-Mail-Adresse]. Vielen Dank für Ihren Anruf.
Direkte Weiterleitung
Willkommen bei [Unternehmen]. Wir verbinden Sie mit [Abteilung]. Halten Sie für Fragen zu einer bestehenden Bestellung bitte Ihre Bestellnummer bereit.
Wähle zuerst den richtigen Anlass.
Eine Begrüßung bestätigt den Kontakt und leitet zum Gespräch über. Eine Abwesenheitsansage erklärt, wann dein Team wieder erreichbar ist. Eine Warteschleifenansage begleitet einen bereits wartenden Anruf. Halte diese Aufgaben getrennt: Wer nur auf die Verbindung wartet, braucht keine vollständige Aufzählung deiner Öffnungszeiten. Mehrere kurze Texte lassen sich gezielter einsetzen als eine lange Universalansage.
Schreibe für das Ohr.
Verwende kurze Sätze und vertraute Wörter. Lies den Text einmal laut vor, bevor du eine Stimme auswählst. Firmennamen, Abkürzungen und Internetadressen verdienen besondere Aufmerksamkeit. Schreibe Uhrzeiten eindeutig und vermeide verschachtelte Telefonnummern im Fließtext. Wenn du beim Vorlesen selbst stolperst, wird auch die fertige Ansage meist von einer einfacheren Formulierung profitieren.
Gib eine verlässliche nächste Möglichkeit.
Nenne nur Kontaktwege, die tatsächlich betreut werden. Eine Rückrufzusage sollte zu eurem Arbeitsalltag passen; ein unbeantwortetes Postfach hilft niemandem. Entscheide außerdem, ob die Telefonanlage nach der Ansage weiterleitet, eine Nachricht aufnimmt oder das Gespräch beendet. Der Text muss dieses Verhalten korrekt beschreiben. Eine Begrüßung allein richtet keine Weiterleitung ein.
Vom Mustertext zur fertigen Ansage.
Im Phonist-Studio kannst du deinen Text für eine KI-Telefonansage vorbereiten und eine kostenlose Vorschau nutzen. Prüfe Namen, Betonung und Sprechtempo mit deinem eigenen Text. Wenn mehrere Ansagen zusammengehören, hilft dir die visuelle Callflow-Planung, Begrüßung, Wartephase und Abwesenheit im Zusammenhang zu betrachten. Die Einrichtung dieser Abläufe in deiner Telefonanlage erfolgt anschließend separat.