Vorlagen zum Anpassen.
Ersetze die Angaben in eckigen Klammern. Prüfe, ob die angekündigten Zeiten, Kontaktwege und Funktionen zu deinem tatsächlichen Anrufablauf passen.
Betriebsferien ohne Nachrichtenaufnahme
Herzlich willkommen bei [Unternehmen]. Wir machen Betriebsferien und sind ab [Datum] um [Uhrzeit] wieder persönlich für Sie da. Sie können uns an [E-Mail-Adresse] schreiben. Wir bearbeiten Ihre Nachricht nach unserer Rückkehr. Vielen Dank für Ihr Verständnis.
Urlaub mit Mailbox
Sie sind verbunden mit [Unternehmen]. Unser Betrieb bleibt bis einschließlich [Datum] geschlossen. Hinterlassen Sie uns nach dem Signalton Ihren Namen, Ihre Telefonnummer und Ihr Anliegen. Wir melden uns ab [Rückkehrdatum] bei Ihnen.
Kurze Schließung mit Vertretung
Vielen Dank für Ihren Anruf bei [Unternehmen]. Heute ist unser Büro geschlossen. Für [betreutes Anliegen] erreichen Sie unsere Vertretung unter [Telefonnummer]. Unser Team ist ab [Datum und Uhrzeit] wieder für Sie da.
Nenne ein eindeutiges Rückkehrdatum.
„Wir sind bald wieder da“ lässt offen, wann ein weiterer Anruf sinnvoll ist. Verwende stattdessen einen konkreten Tag und bei Bedarf die Uhrzeit. Formuliere den ersten erreichbaren Arbeitstag, nicht nur den letzten Urlaubstag. Prüfe Wochentag und Datum gemeinsam. Bei einer längeren Pause oder einem Jahreswechsel kann die Jahreszahl zusätzlich Klarheit schaffen.
Erkläre, was während der Pause möglich ist.
Wird eure Mailbox abgehört? Liest jemand die E-Mails? Gibt es eine Vertretung? Nenne nur die Möglichkeiten, die während der Abwesenheit tatsächlich zur Verfügung stehen. Wenn Nachrichten erst nach der Rückkehr bearbeitet werden, darf der Text das offen sagen. Eine Vertretungsnummer gehört nur in die Ansage, wenn die zuständige Person oder Stelle den Kontakt übernimmt.
Plane Aktivierung und Rückkehr zusammen.
Halte fest, wann die Urlaubsansage starten soll und welche reguläre Ansage sie anschließend ersetzt. Lege vor der Pause fest, wer die Umschaltung kontrolliert. Je nach Telefonanlage lässt sich das über einen Zeitplan oder manuell lösen. Rufe nach der Aktivierung von außen an. Wiederhole den Test nach eurer Rückkehr, damit keine veraltete Abwesenheitsinformation stehen bleibt.
Behalte einen einheitlichen Auftritt.
Die Urlaubsansage sollte zur Stimme und Anrede eurer übrigen Telefonansagen passen. In Phonist kannst du den Text für eine KI-Stimme vorbereiten und eine kostenlose Vorschau prüfen. Bei mehreren Standorten oder Sprachfassungen hilft eine gemeinsame Callflow-Planung, die Varianten zu überblicken. Die Audioerstellung ersetzt die separate Einrichtung des Zeitplans in deiner Telefonanlage nicht.