Mailbox
Auch wenn dein Team gerade nicht ans Telefon geht, kann der nächste Schritt einfach sein. Eine passende Anrufbeantworter-Ansage nennt dein Unternehmen, erklärt die Erreichbarkeit und sagt, welche Angaben für eine Nachricht sinnvoll sind. Hier findest du Texte zum Anpassen.
Vorlagen zum Anpassen
Ersetze die markierten Angaben. Prüfe, ob die angekündigten Zeiten, Kontaktwege und Funktionen zu deinem tatsächlichen Anrufablauf passen.
Guten Tag, Sie haben [Unternehmen] erreicht. Wir können Ihren Anruf gerade nicht persönlich annehmen. Bitte nennen Sie nach dem Signalton Ihren Namen, Ihre Rückrufnummer und kurz Ihr Anliegen. Wir melden uns bei Ihnen.
Willkommen bei [Unternehmen]. Unser Team ist [Wochentage] von [Beginn] bis [Ende] Uhr erreichbar. Hinterlassen Sie uns gern eine Nachricht mit Ihrem Namen und Ihrer Telefonnummer. Wir melden uns während unserer Geschäftszeiten zurück.
Vielen Dank für Ihren Anruf bei [Unternehmen]. Zurzeit erreichen Sie uns telefonisch nicht. Schreiben Sie uns bitte an [E-Mail-Adresse]. Persönlich sind wir wieder [Zeitpunkt] für Sie da.
Eine Mailbox nimmt nach der Ansage eine Nachricht auf. Eine reine Abwesenheitsansage nennt dagegen nur Zeiten oder einen anderen Kontaktweg. Kläre zuerst, was deine Telefonanlage tatsächlich macht. Die Formulierung „nach dem Signalton“ gehört nur in einen Ablauf, in dem anschließend eine Aufnahme startet. Teste die Funktion einschließlich Signalton und verfügbarer Aufnahmezeit.
Für einen Rückruf reichen meist Name, Telefonnummer und ein kurzer Hinweis zum Anliegen. Lange Fragenlisten machen das Hinterlassen einer Nachricht unnötig aufwendig. Bitte um eine deutlich gesprochene Rückrufnummer, wenn dein Team sie benötigt. Überlege vorher, wer die Nachrichten bearbeitet und wie Rückrufe in euren Tagesablauf passen.
„Wir rufen sofort zurück“ klingt verbindlich, ist im Alltag aber nicht immer erfüllbar. Wähle eine Zusage, die dein Team zuverlässig einhalten kann, oder nenne einen betreuten Kontaktweg. Wenn du eure Geschäftszeiten angibst, prüfe auch Mittagspausen und abweichende Tage. Für Urlaub oder Feiertage ist eine eigene, zeitlich begrenzte Ansage oft verständlicher.
Nutze den angepassten Text im Generator von phon.ist und prüfe ihn in der kostenlosen Vorschau. Achte besonders auf Firmennamen, Uhrzeiten und E-Mail-Adressen. Mehrere Situationen kannst du in der visuellen Callflow-Planung zusammenführen. Nach der Audioerstellung wird die Datei in der jeweiligen Telefonanlage oder Mailbox eingerichtet. Kontrolliere deren Formatvorgaben und höre dir das Ergebnis anschließend über einen echten Anruf an.
Ja, du kannst einen Text als KI-Ansage vorbereiten. Ob und wie du die Audiodatei importierst, hängt von deinem Gerät, deinem Anbieter und den dort unterstützten Formaten ab.
Nur wenn sie einen sinnvollen zusätzlichen Kontaktweg bietet. Die gerade gewählte Rufnummer zu wiederholen, hilft meist wenig. Eine Alternative solltest du langsam und verständlich sprechen lassen.
Sobald sich Zeiten, Kontaktwege oder Rückrufabläufe ändern. Prüfe die Ansage außerdem vor Urlaub und Feiertagen und aktiviere danach wieder die reguläre Fassung.
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Schreib deinen Text, wähle eine Stimme und hör dir das Ergebnis an, bevor du bestellst.