Vorlagen zum Anpassen.
Ersetze die Angaben in eckigen Klammern. Prüfe, ob die angekündigten Zeiten, Kontaktwege und Funktionen zu deinem tatsächlichen Anrufablauf passen.
Einstieg in die Warteschleife
Vielen Dank für Ihren Anruf bei [Unternehmen]. Unser Team ist gerade im Gespräch. Bitte bleiben Sie in der Leitung. Wir nehmen Ihren Anruf entgegen, sobald jemand für Sie frei ist.
Kurzer wiederkehrender Hinweis
Vielen Dank für Ihre Geduld. Wir sind weiterhin für Sie da. Bitte bleiben Sie noch in der Leitung.
Übergang zur Mailbox
Leider können wir Ihren Anruf gerade nicht persönlich annehmen. Hinterlassen Sie uns nach dem Signalton Ihren Namen, Ihre Telefonnummer und Ihr Anliegen. Wir melden uns bei Ihnen.
Sag zuerst, was gerade passiert.
Wenn alle erreichbaren Mitarbeitenden im Gespräch sind, kannst du genau das sagen. Verzichte auf eine konkrete Wartezeit oder den nächsten freien Platz, wenn deine Anlage diese Information nicht zuverlässig liefert. Auch „Sie sind gleich an der Reihe“ erzeugt eine Erwartung. Eine ruhige Bitte, in der Leitung zu bleiben, ist oft die passendere Formulierung.
Trenne Begrüßung und wiederkehrenden Hinweis.
Deinen vollständigen Firmennamen musst du nicht bei jeder Wiederholung neu erklären. Plane eine erste Ansage für den Eintritt in die Warteschleife und einen kürzeren Hinweis für später. Das Intervall hängt vom Ablauf deiner Anlage ab. Höre dir mehrere Wiederholungen am Stück an: Was einmal freundlich klingt, kann in kurzer Folge anstrengend werden.
Stimme und Musik müssen zusammen funktionieren.
Die Worte sollten auch über einen Telefonlautsprecher verständlich bleiben. Wenn du Hintergrundmusik einsetzt, darf sie die Sprache nicht verdecken. Prüfe die fertige Mischung mit einem echten Testanruf, nicht nur mit Kopfhörern. Nutze nur Musik, für deren vorgesehenen Einsatz du die nötigen Nutzungsrechte hast, und behalte den Nachweis für dein Projekt.
Plane auch das Ende der Wartezeit.
Was passiert, wenn niemand den Anruf annimmt? Lege mit deinem Team einen passenden Abschluss fest: Mailbox, betreute Alternative oder erneuter Kontakt zu den Geschäftszeiten. Mit Phonist kannst du passende KI-Ansagen vorbereiten und die Schritte im visuellen Callflow planen. Warteschleife, Zeitgrenzen und Weiterleitungen werden gesondert in deiner Telefonanlage eingerichtet. Prüfe dort auch das Verhalten außerhalb der Öffnungszeiten.