1. Die Vorgaben am richtigen Einsatzort nachlesen.
Notiere Hersteller, Produkt, Version und den Bereich, in den du die Datei laden möchtest. Suche in der aktuellen Herstellerdokumentation oder im Importdialog nach den Audioanforderungen. Eine allgemeine Angabe zur Telefonanlage genügt nicht immer: Begrüßung, persönliche Mailbox und Wartemusik können unterschiedliche Bedingungen haben. Lass dir bei einer betreuten Anlage die konkreten Exportvorgaben vom Telefoniepartner geben.
2. Mehr als die Dateiendung vergleichen.
WAV bezeichnet ein Dateiformat; zusätzlich zählt, wie der Ton darin codiert ist. Prüfe deshalb Format und Codec, etwa lineares PCM, außerdem Abtastrate, Bittiefe und Kanalzahl. Die Abtastrate steht meist in Hertz oder Kilohertz, die Bittiefe beispielsweise in Bit. Mono enthält einen Kanal, Stereo zwei. Eine MP3-Datei nur in „.wav“ umzubenennen wandelt die Audiodaten nicht um.
3. Länge, Größe und Export kontrollieren.
Übernimm die erlaubten Dateitypen und Grenzwerte aus der Dokumentation. Eine akzeptierte Dateiendung garantiert nicht, dass Länge oder Dateigröße passen. Bewahre die hochwertige Ausgangsdatei auf und exportiere daraus gezielt die benötigte Fassung. Vermeide unnötige Konvertierungsschritte. Es gibt keinen einzelnen WAV- oder MP3-Export, den du ungeprüft für jede Telefonanlage verwenden kannst.
4. Dateien eindeutig zuordnen.
Gib jeder Ansage einen nachvollziehbaren Einsatzort, eine Sprache und einen Versionsstand. Ein möglicher Name lautet „empfang-de-v03.wav“, sofern die Anlage diese Schreibweise erlaubt. Notiere dazu beispielsweise „zentrale Rufnummer, werktags während der Telefonzeiten“. Sichere dir die bisher eingesetzte Datei vor einem Austausch. Nach dem Upload prüfst du, ob die neue Fassung im richtigen Ablauf ausgewählt und aktiviert wurde.
5. Den Klang über einen echten Anruf prüfen.
Höre die komplette Ansage über die betroffene Rufnummer an. Sind Anfang und Ende vollständig, die Stimme verständlich und die Musik ausreichend leise? Stimmen Sprechtempo und Pausen? Prüfe auch den Übergang zur nächsten Funktion. Eine lokal gut klingende Datei oder ein erfolgreicher Upload ersetzt diesen Test nicht. Bei Verzerrungen kontrolliere zuerst die Ausgangsdatei und anschließend den geforderten Export.
6. Die Übergabe vollständig machen.
Halte für jede Datei Formatvorgaben, Dateiname, Zweck, Sprache, Aktivierungszeit und Testergebnis fest. Bei einem Importfehler helfen die genaue Fehlermeldung und die tatsächlichen Dateieigenschaften. Mit phon.ist kannst du Ansagetexte und ihren Zusammenhang im Callflow vorbereiten. Kläre die benötigten Audioeigenschaften vor dem Einsatz; Import, Zuordnung und Schaltregeln gehören zur Einrichtung deiner Telefonanlage.