Vorlagen zum Anpassen.
Ersetze die Angaben in eckigen Klammern. Prüfe, ob die angekündigten Zeiten, Kontaktwege und Funktionen zu deinem tatsächlichen Anrufablauf passen.
Menü mit zwei Anliegen
Willkommen bei [Unternehmen]. Für Fragen zu einer Bestellung drücken Sie bitte die eins. Für unseren technischen Service drücken Sie bitte die zwei.
Keine Eingabe erkannt
Wir haben keine Auswahl erhalten. Für Fragen zu einer Bestellung drücken Sie bitte die eins. Für unseren technischen Service drücken Sie bitte die zwei.
Ungültige Auswahl mit Übergabe
Diese Auswahl ist leider nicht verfügbar. Wir verbinden Sie jetzt mit unserer Zentrale. Bitte bleiben Sie einen Moment in der Leitung.
Ordne das Menü nach Anliegen.
Anrufende kennen eure internen Zuständigkeiten nicht unbedingt. „Fragen zu Ihrer Rechnung“ ist häufig leichter zuzuordnen als der Name eines Teams. Beginne mit den wichtigsten Anliegen und prüfe, ob jede Auswahl ein klares Ziel hat. Wenn mehrere Optionen ähnlich klingen, solltest du die Begriffe schärfen oder den Ablauf vereinfachen. Jede zusätzliche Ebene verlängert den Weg zum Gespräch.
Formuliere alle Optionen gleich.
Nenne zuerst das Anliegen und dann die zugehörige Taste. Behalte diese Reihenfolge im gesamten Menü bei. So lässt sich die Zuordnung leichter verfolgen. Sprich die Ziffern deutlich und lass zwischen den Optionen hörbare Pausen. Halte Begrüßung und Auswahl kurz; ausführliche Unternehmensinformationen gehören meist nicht vor die erste Kontaktmöglichkeit.
Denke fehlende und falsche Eingaben mit.
Nicht jeder Anrufende trifft sofort eine Auswahl. Lege fest, ob das Menü wiederholt wird, eine Zentrale übernimmt oder ein anderer Abschluss folgt. Dasselbe gilt für ungültige Tasten. Beschreibe nur die Funktionen, die in deiner Anlage eingerichtet sind. Eine im Text genannte Taste bekommt ihre Funktion erst durch die passende Konfiguration des Telefonmenüs.
Prüfe den gesamten Callflow.
In Phonist kannst du Ansagen mit KI vorbereiten und ihren Platz im visuellen Callflow planen. Berücksichtige Öffnungszeiten, besetzte Ziele und Sprachvarianten. Die Umsetzung der Tastenwahl und Weiterleitungen erfolgt separat in deiner Telefonanlage. Teste anschließend jede Auswahl von außen, zusätzlich einen Anruf ohne Eingabe und eine ungültige Taste. Kontrolliere dabei, ob das richtige Ziel erreichbar ist und die Ansage dazu passt.